Guide d'utilisation

Le parcours

La barre du projet suit le travail : Tableau de bord, puis Veille (écouter), Comprendre (Enjeux, Cartographie, Ligne du temps), Agir (Plan d'action, Engagements), et selon le mandat Réglementaire et Évaluation. À droite : Rapport externe, Partager et la roue dentelée Paramètres.

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   Créer le projet

   Nom, adresse, type de projet, modules du mandat.

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   Écouter

   La Veille : trier les articles, retenir les signaux.

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   Comprendre

   Les enjeux, la cartographie des parties prenantes, la ligne du temps.

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   Agir

   Le plan d'action et les engagements pris envers le milieu.

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   Rendre compte

   Le rapport, rédigé, vérifié, publié.

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   Partager

   Un accès en consultation pour le client.

Créer et régler un projet

1. Dans Mes projets, cliquez Créer un projet. Le formulaire tient en trois étapes : Identité · Modules · Premières parties prenantes. Donnez le Nom du projet, l'Adresse (proposée au fil de la frappe) et le Type de projet (site industriel, lieu d'enfouissement, projet immobilier, relations gouvernementales) : il fixe les catégories de parties prenantes, leurs cercles, leur influence par défaut, le délai « à relancer » et les modules proposés.
2. Choisissez les Modules du mandat. Le tableau de bord, la cartographie, la ligne du temps et le plan d'action font partie de tout projet. Ajoutez au besoin :
   • Indice six cercles : la Veille, les signaux et la lecture cercle par cercle (coché par défaut) ;
   • BAPE : le dossier BAPE et la Comparaison BAPE ; il donne aussi au rapport sa portée « majeure » ;
   • Comité de citoyens et de suivi : membres, rencontres, demandes, recommandations ;
   • Évaluation détaillée : grille de critères et scénarios d'atténuation.
3. Cliquez Créer le projet : vous arrivez sur la cartographie (« Étape 3 sur 3 · Vos premières parties prenantes »), le Rolodex ouvert pour ajouter vos premières parties prenantes.

Paramètres du projet

Roue dentelée Paramètres de la barre du projet :

• Général : nom, adresse et logo de la ville ou du projet.
• Langue : Français ou English, pour l'interface et les rapports de ce projet. Ce que vous saisissez n'est pas traduit.
• Modules : chaque module est Actif ou Archivé ; archiver un module n'efface rien.
• Archiver le projet : il quitte « Mes projets », ses données sont gardées. On le retrouve sous Projets archivés, au bas de la liste.

Le tableau de bord

Trois blocs répondent aux trois questions d'un mandat :

Où on en est

Le verdict en une phrase et l'état de chaque cercle : Voisinage, Municipal, Régional, Provincial, National, et les Nations autochtones, évaluées à part. Chaque cercle est Solide, Fragile, en Alerte ou Hors radar. Cliquez un cercle pour son détail et Ajouter un signal pour ce cercle.

Ce qui a bougé

Les signaux récents, et Tous les signaux pour la Veille.

Ce qui s'en vient

Les échéances (en retard en premier), les prochaines actions du plan et les questions du client, auxquelles vous répondez avec Répondre.

L'indice est un repère, pas une conclusion : ce qui compte, c'est pourquoi l'appui bouge et ce qu'on fait ensuite. Le détail des calculs est dans l'annexe : méthode de calcul. Le menu Plus du tableau de bord mène au Rapport externe et à Imprimer / PDF.

Écouter : la Veille

Tout ce que le milieu dit et fait arrive au même endroit (module « Indice six cercles »).

1. À trier : les articles de presse repérés chaque jour sur le projet. Actualiser la veille pour aller les chercher tout de suite. Pour chacun : Qualifier en signal (le formulaire s'ouvre sur place, prérempli) ou Ignorer. Les items traités se retrouvent plus bas ; Remettre à trier au besoin.
2. Ajouter un signal pour ce qui n'arrive pas par la presse (rencontre, appel, sondage) : la Source, le titre, le Score (0-100), la date et une note. Le type, la portée et la fiabilité sont déduits ; corrigez-les sous Ajuster.
3. Reliez le signal à un Enjeu concerné : il apparaîtra dans la fiche de cet enjeu, sous « Ce qu'on entend ».
4. Cochez Ajouter aussi à la ligne du temps (fait marquant) pour en faire un événement de la trajectoire du projet.
5. Cochez Visible par le client pour lui expliquer « ce que ça signifie ». La note interne, elle, reste au cabinet.

Les Signaux retenus se filtrent par type et se trient du plus récent au plus ancien ; chacun se modifie ou s'archive. Portée à vérifier signale un signal dont les cercles touchés sont incertains.

Comprendre : les Enjeux

Ce que le milieu redoute, et ce qu'on y répond.

• Ajouter un enjeu : il entre au tableau à la colonne Entendu, puis avance en le glissant : Qualifié, Intégré (le projet a changé), Expliqué, Rejeté (une justification est demandée) ou Surveillé. Le haut de page montre le total, les enjeux non traités et le taux de réponse.
• La fiche d'un enjeu réunit Ce qu'on entend (les signaux de la Veille qui en parlent), les arguments, la Réponse publique du projet et les occurrences (Ajouter une occurrence).
• Vue Arguments : l'argumentaire du conseiller, jamais vu du client. Chaque argument se range sous un enjeu, avec sa solidité factuelle, sa résonance émotionnelle, nos contre-arguments et les cas comparables. Affichage en Matrice ou en Tableau ; les arguments sans enjeu sont marqués « À rattacher ».

Comprendre : la Cartographie

Le rapport de forces : qui est d'accord, qui s'oppose, et qui pèse dans la décision.

Ajouter des parties prenantes

• Ajouter une partie prenante ouvre le Rolodex : cherchez un nom ou une organisation, cochez, ajoutez. Pas trouvé ? Nouvelle personne, puis Créer et ajouter (Remplir depuis LinkedIn pré-remplit titre, organisation et photo).
• Outils › Ajouter des textes (articles, URL, documents) : voir Ajouter des textes.
• Outils › Importer les déposants et membres (BAPE, comité) ramène d'un coup les personnes des modules réglementaires.
• Outils › Carte des situations (territoire) : la carte du secteur, où placer le site, les points d'intérêt, les zones d'odeur et le vent dominant.

Positionner et peser

• Vue Matrice : l'axe horizontal va du désaccord à l'accord (Opposant, Sceptique, Neutre, Favorable, Allié), l'axe vertical est le influence sur la décision. Glissez une pastille pour la repositionner. Trois zones disent quoi faire : Mobiliser, Surveiller, Entretenir.
• Cliquez une pastille : position, évolution (Corriger la date d'une bascule), objectif, message clé, leviers, lignes rouges et prochaine action. Consigner un contact (appel, rencontre, courriel) en une ligne ; Modifier la fiche ou Ouvrir la fiche complète.
• La colonne À positionner garde les parties prenantes sans position : glissez-les sur la carte, ou glissez une pastille vers cette colonne pour effacer sa position (l’influence reste).
• Une bulle par organisation : une personne qui représente une organisation figure dans la fiche de l'organisation. Dans la fiche : Représente une organisation… pour rattacher, Détacher pour défaire, Fusionner un doublon ici… pour réunir deux fiches.
• Le Gabarit, en haut, reprend le type de projet ; changez-le au besoin.

Suivre dans le temps

• Rejouer la carte : faites glisser le curseur pour revoir la carte à une date passée ; Aujourd'hui pour revenir. Les bascules des 30 derniers jours sont signalées.
• Vue Colonnes : les parties prenantes rangées par position. Vue Registre : le plan d'engagement partie prenante par partie prenante, avec les relances et Exporter CSV.
• Sous la carte : la liste des parties prenantes et les notes par intervenant propres à ce dossier. Exporter produit une page imprimable (PDF).

Le client voit la Matrice et les Colonnes. Les notes du cabinet, les leviers, les lignes rouges et le Registre ne lui sont jamais montrés.

Ajouter des textes

Le moyen le plus rapide de nourrir la cartographie : l'IA lit chaque texte séparément, repère les parties prenantes et propose leur position, datée et pondérée par la portée de la source.

1. Outils › Ajouter des textes (articles, URL, documents). Collez une URL par ligne et/ou des textes séparés par une ligne --- (30 textes au plus par lot), puis Analyser.
2. Vérifiez les Textes du lot : chaque texte doit avoir une date (détectée, saisie ou requise).
3. Pour chaque partie prenante touchée, une carte montre la barre Contre / Pour, la position et l’influence avant et après, puis ses interventions de la plus ancienne à la plus récente. Choisissez Renforce la fiche ou Nouvelle partie prenante, ou Ignorer cette partie prenante.
4. Réglez au besoin chaque intervention : la portée de la source, Baisser la lecture ou Hausser la lecture, Retirer.
5. Approuver : rien n'est enregistré avant.

Locale

Hebdo, radio communautaire : pèse peu sur la position, +1 de poids.

Régionale

Le Nouvelliste, Le Soleil, une station régionale de Radio-Canada : double poids, +3.

Nationale

La Presse, Le Devoir, Radio-Canada, TVA : triple poids, +6.

Parole de la partie prenante

Procès-verbal, communiqué, mémoire : triple poids, +2.

Collez les lots dans l'ordre chronologique : un texte plus ancien que la dernière position connue d'une partie prenante va dans son historique sans changer sa position actuelle. Le gain de poids est plafonné à 15 points par acteur et par lot. Une portée à confirmer est encadrée en orange.

Comprendre : la Ligne du temps

Toute la trajectoire du projet sur un seul axe, en trois rangées :

• Événements : ce qui est arrivé (médias, réglementaire, politique, opposition, incidents). ▲ positif, ▼ négatif ; la taille dit l'impact.
• Échéancier : les grandes étapes, les dates du BAPE et les débuts de phase, avec leur état (réalisée, imminente, en retard, reportée).
• À venir : les actions datées du plan, les échéances d'engagements, ce qui est à surveiller ou à voir.

1. Ajouter ouvre « Ajouter à la ligne du temps » : choisissez la Nature (Événement, Grande étape, À surveiller, À voir). Les choses à faire vont au Plan d'action.
2. Dates des phases : annonce, conception, autorisation, construction, exploitation.
3. Afficher et la période (Tout le projet, 12 mois, 90 jours) filtrent la vue.
4. La Séquence critique, en bas, aligne les grandes étapes des 6 ou 12 prochains mois.

Le client ne voit ni « À surveiller » ni « À voir » : il voit les grandes étapes à venir.

Agir : plan et engagements

Plan d'action

• Une seule liste de ce qu'on fait : chaque action avance d'un statut à l'autre. Ajouter une action, puis faites-la avancer en la glissant : En réflexion, À faire, En cours, Terminées (les actions annulées sont rangées à part : Voir les actions annulées).
• Chaque action dit qui la porte (Catapulte, client, ou les deux), le responsable, l'échéance, des précisions visibles par le client, et des liens et documents (Joindre un PDF, 10 Mo au plus).
• Cochez Intervention sur le terrain (séance, rencontre, communiqué…) et indiquez les cercles visés : l'action compare alors l'effet attendu à l'effet observé, avec les parties prenantes visées, les signaux rattachés, les enjeux qu'elle a fait avancer et les engagements pris.
• Vue Échéancier pour lire le plan dans le temps ; Imprimer pour le remettre en réunion. Les actions datées s'affichent aussi sur la ligne du temps.

Engagements

• Les promesses faites au milieu : Ajouter un engagement, avec son échéance et l'action lors de laquelle il a été pris.
• Colonnes Prévus, En cours, Tenus, Partiellement tenus, Rompus, Annulés. Chaque mise à jour (note, suivi, preuve) peut changer le statut. Le haut de page montre les engagements à risque et le taux de respect ; les échéances en retard remontent au tableau de bord.

Le Rolodex

Une fiche par personne, partagée entre tous les projets du cabinet. Une personne ajoutée à un projet garde sa fiche, ses notes et son historique d'un dossier à l'autre.

• Filtrez par classification : Élus, Personnel politique, Fonctionnaires, Société civile. Cochez Seulement les parties prenantes présentes dans plusieurs dossiers pour repérer les personnes clés. Créer une fiche pour une nouvelle personne.
• La recherche porte sur le nom, l'organisation, le titre et les étiquettes (ex. « Hydro-Québec », « sous-ministre »).
• Dans une fiche : photo, Remplir depuis LinkedIn, étiquettes (cliquez-en une pour filtrer), derniers contacts dans tous les dossiers, Voir la cartographie, et les notes du cabinet (jamais montrées au client).
• Les notes signées Accepta sont écrites par la veille : arrivée, changement de titre ou départ, datés. Un « homonyme possible » est signalé à la création.
• Les élus (députés du Québec et fédéraux, ministres) et les fonctionnaires des organigrammes y entrent tout seuls, chaque semaine ; les maires y ont été importés.

Organigrammes

Accepta suit les organigrammes officiels des organisations utiles aux grands projets (ministères, organismes, sociétés d'État) et les listes d'élus. Chaque dimanche à 2 h, tout est relu : les arrivées, départs et changements de titre sont détectés, chaque personne est versée au Rolodex, et les administrateurs reçoivent un récapitulatif par courriel.

• Choisissez une organisation dans le sélecteur (Ministères, Organismes, Sociétés d'État, Élus).
• Vue Organigramme : glissez pour vous déplacer, zoomez avec − / +, Ajuster pour tout voir ; + n sous une case ouvre ses unités ; Tout ouvrir / Tout replier. Cliquez un nom pour ouvrir sa fiche Rolodex.
• Vue Liste : les personnes par unité, avec la recherche et le filtre par étiquette.
• Versions : chaque relecture garde une version, avec les changements depuis la précédente.
• Un organigramme de plus d'un an n'est pas intégré (il ne serait plus fiable).

Une personne manque ou un titre est faux ? Signalez-le à un administrateur : il peut corriger l'organigramme, et la correction survit aux relectures.

BAPE et comité de suivi

• BAPE › Ouvrir le dossier BAPE : numéro de dossier et phase actuelle, de l'avis de projet au décret et au suivi. Le haut de page compte les questions en attente, les documents dus et les échéances dépassées. Onglets : Questions & réponses, Documents, Mémoires, Engagements d'audience.
• Comité de suivi › Constituer le comité de suivi : nom, base légale, date. Accepta vérifie la conformité (majorité indépendante, sièges obligatoires selon la Loi sur les mines) et suit les échéances réglementaires. Onglets : Membres, Rencontres, Demandes d'information (répondue ou refus motivé), Recommandations.

Comparaison BAPE

Ce que les dossiers semblables ont vécu au BAPE depuis 2005 : durées, enjeux, conditions des décrets. L'onglet sert avant même que le BAPE commence (module BAPE).

1. Choisissez la catégorie de projet, puis Proposer des comparables. Retirez ceux qui ne conviennent pas, ajoutez un dossier par son titre, et Valider la liste (3 dossiers au moins).
2. Lancer l'analyse : les chiffres clés (durées médianes, enjeux les plus fréquents, conditions fréquentes des décrets) sont calculés, puis des fiches Constats, Comparaisons et Recommandations, chacune avec ses sources.
3. Relisez chaque fiche : Retenir, Écarter ou Modifier, une note interne au besoin. Le bouton Publiée au client décide de ce qu'il verra.
4. Quand de nouveaux rapports ou décrets paraissent (la veille du dimanche les repère), le bandeau annonce les nouveautés : Mettre à jour, puis Accepter ou Refuser chaque modification proposée. Chaque mise à jour devient une version, consultable dans l'Historique.

Le menu Précédents BAPE, en haut, donne accès à la base des dossiers du BAPE lus par Accepta.

Évaluation détaillée

Avec le module Évaluation détaillée : la Grille d'évaluation (5 axes de critères, Calculer le score) et les Scénarios d'atténuation, pour comparer l'effet de mesures avant de les proposer. Remplir la grille d'évaluation part du tableau de bord.

Le rapport

Rapport externe

Rapport externe, à droite de la barre du projet : choisissez la période (7 jours, 30 jours, 90 jours ou Dates), cochez les Sections du rapport (ou Rapport exécutif, Tout cocher), puis Imprimer / PDF. Le client voit la page telle que vous l'avez composée.

Rapport composé, page par page

1. Sous Rapports composés, cliquez Nouveau rapport. Dans Options : type de mandat (suivi périodique, diagnostic initial, préparation au BAPE, note au CA), longueur (Éclair, Standard, Complet), période, langue, titre de l'édition, lexique du client. Cochez au besoin Faire rédiger le premier jet par Claude, puis Composer le rapport.
2. Travaillez page par page : déplacer, ajouter (pages remplies avec les données du projet), dupliquer, recharger depuis Accepta, retirer (la page reste en réserve) ; choisir un autre verbatim ou l'anonymiser. L'enregistrement est automatique.
3. Données ajuste un chiffre pour ce rapport seulement (une mention l'indique sous la figure). Rédiger fait réécrire le texte par Claude. Vérifier liste les textes à compléter, les champs vides, les pages qui débordent et les chiffres changés à la main.
4. Aperçu, Présenter (plein écran) ou Imprimer / PDF. Publier : le client voit cette version (Republier après des changements, Dépublier pour la retirer).

Chaque édition se Duplique pour la période suivante : la structure et les textes sont repris.

Présentation pour la rencontre client

Nouvelle présentation prépare des diapos à partir des données du projet, sans passer par un rapport. Sur un rapport rédigé, Créer la présentation les tire plutôt de son texte, pour que les deux concordent : Claude le condense, sans rien y ajouter, en visant environ la moitié moins de diapos que de pages. Le titre, l'essentiel et le plan d'action y sont toujours, ainsi que la cartographie dès que le projet a des parties prenantes consignées ; les diapos écartées restent en réserve (+). Retouchez le texte sur place, puis Présenter : les éléments numérotés apparaissent un à un au clic et les figures s'animent (▶ en donne l'aperçu). Imprimer / PDF donne une diapo par page. Régénérer refait les diapos ; chaque version reste dans les versions archivées.

Partager un rapport

• Dans l'édition publiée, Partager : un lien personnel par destinataire, valide 30 jours, lisible sans compte. On partage toujours la version publiée, jamais le brouillon.
• Envoyer le rapport : Accepta envoie un courriel aux couleurs du rapport, en votre nom (la réponse vous arrive), avec votre message. Ou Écrire moi-même pour l'envoyer de votre logiciel de courriel.
• Déjà transmis montre qui a reçu le lien, s'il est actif et combien de fois il a été ouvert ; Retirer le lien le coupe aussitôt.
• Le client peut lui aussi transmettre une édition publiée à un collègue.

Partager avec le client

1. Dans le projet, cliquez Partager (à droite de la barre du projet). Entrez le courriel du client et son nom.
2. Nouveau client : Accepta crée son compte et affiche un lien d'invitation (valable 7 jours). Copiez-le et transmettez-le au client : il y choisit son mot de passe.
3. Client existant : le projet s'ajoute simplement à ses accès. Un seul projet par partage, pour éviter les erreurs.
4. La même fenêtre montre qui a accès, permet un Nouveau lien et de Retirer un accès.

Le client voit, en lecture seule : le tableau de bord (avec « ce qu'on attend de vous »), la Veille, les Enjeux, la Cartographie, la Ligne du temps, le Plan d'action, les Engagements, la Comparaison BAPE publiée et les rapports publiés. Il peut vous poser des questions depuis son tableau de bord. Il ne voit jamais le Rolodex, les notes du cabinet, les arguments, le Registre, le BAPE, le comité, l'évaluation ni les autres projets. Pour voir ce qu'il voit, cliquez Vue client en haut (cliquez à nouveau pour revenir).

Comptes et sécurité

Administrateur

Tout ce que fait un conseiller, plus la Gestion des comptes, les Sources des organigrammes et le Journal d'activité (qui a fait quoi, quand), dans le menu sous votre nom.

Conseiller

Tous les projets, le Rolodex, les organigrammes, les précédents BAPE ; partage les projets avec les clients.

Client

Consulte seulement les projets qu'on lui a partagés.

• Les conseillers entrent avec Se connecter avec Microsoft. Les clients passent par Accès client (identifiant et mot de passe), avec Mot de passe oublié ? au besoin.
• Menu sous votre nom › Mon compte : votre nom, votre mot de passe et la double authentification (un code d'application en plus du mot de passe, avec des codes de secours).

Ce qui tourne tout seul

Chaque nuit

La veille médias des projets qui ont l'indice (vers 3 h l'été, 2 h l'hiver) : les nouveaux articles arrivent dans la Veille, à trier.

Chaque dimanche

Vers 2 h l'été (1 h l'hiver) : relecture des élus et des organigrammes, mise à jour du Rolodex, lecture des nouveaux rapports et décrets du BAPE. Les administrateurs reçoivent un courriel récapitulatif : sources à surveiller, changements par organisation, et section « Précédents du BAPE ».

Astuces

• ⌘K (Mac) ou Ctrl+K : recherche partout (projets, Rolodex, parties prenantes, actions, enjeux, arguments).
• Une étiquette cliquée (Rolodex, organigramme) filtre tout de suite sur ce sujet.
• Dans l'organigramme, une personne pas encore au Rolodex s'y ajoute d'un clic.
• Un signal qualifié depuis la Veille peut, d'un coup, nourrir un enjeu et la ligne du temps : remplissez « Enjeu concerné » et cochez « fait marquant ».